104 Nyt stævne eller nyt stævneår

Et stævne bør evalueres hvert år. Når stævnet er afholdt bør der foreligge en intern og gerne også en ekstern evaluering.
Evalueringsarket fortæller hvilke punkter stævnet bliver evalueret på. De fleste evalueringspunkter udløser 1 point, men stævneafgørende punkter kan udløse flere.
Erfaringen viser; at stævnegruppens udformning og mulighed for at agere under pres, sammen med instruktion og forberedelse imod ulykker, uheld og andre udefrakommende udfordringer er det som skiller de gode og de rigtigt gode stævner. (Se 104 i)
Derfor er det også disse evalueringspunkter, som udløser flest point (Markeret med rødt)
Har årets stævne medført en dårlig ekstern evaluering på et eller flere områder, kan dokumenterne under de enkelte afsnit, (se pkt. 102 -> 124) forhåbentlig være med til at stævnet fremover kan opnå en bedre bedømmelse.

Stævner kan afvikles i samarbejde med et specialforbund under DIF, f.eks. Triatlon
Danmark.
Dette samarbejde baserer sig på et aftalegrundlag (se Vejledning for samarbejde), en
kontrakt og de regler, som er gældende for idrætten.
Indenfor triatlon i Danmark afvikles stævner, som Sikkerheds Certificerede Medlemsstævner.
Dette betyder at stævnet efter indgåelse af aftale om at det bliver et medlemsstævne, får
tildelt en Teknisk Delegeret (TD), som følger stævnegruppens arbejde fem mod stævne-
dagen.
Rammer for dette samarbejde er Triatlon Danmarks konkurrenceregler, retningslinjerne
udstukket i arrangørmanualen og de lokale myndigheders tilladelser.
(se pkt. 104 E/F/G & 110 & 111)

At stævnet er et medlemsstævne betyder derudover, at alle deltagere skal være medlemmer
på stævnedagen. Medlemmer af triatlonklubber under Triatlon Danmark, eller medlemmer
af Nationale Forbund under Triathlon Europe eller World Triathlon kan deltage, under
forudsætning af, at de har et aktivt medlemskab.
Er dette ikke tilfældet kan der tilkøbes et Enkelt Persons Medlemskab (Single Persons
Membership) at Triathlon Danmark.

Læs mere om Enkelt Persons Medlemsskab HER.

Download Stævnekontakt for KOMMERCIELLE arrangører HER

Stævner kan afvikles i samarbejde med et specialforbund under DIF, f.eks. Triatlon
Danmark.
Dette samarbejde baserer sig på et aftalegrundlag (se Vejledning for samarbejde), en
kontrakt og de regler, som er gældende for idrætten.
Indenfor triatlon i Danmark afvikles stævner, som Sikkerheds Certificerede Medlemsstævner.
Dette betyder at stævnet efter indgåelse af aftale om at det bliver et medlemsstævne, får
tildelt en Teknisk Delegeret (TD), som følger stævnegruppens arbejde fem mod stævne-
dagen.
Rammer for dette samarbejde er Triatlon Danmarks konkurrenceregler, retningslinjerne
udstukket i arrangørmanualen og de lokale myndigheders tilladelser.
(se pkt. 104 E/F/G & 110 & 111)

At stævnet er et medlemsstævne betyder derudover, at alle deltagere skal være medlemmer
på stævnedagen. Medlemmer af triatlonklubber under Triatlon Danmark, eller medlemmer
af Nationale Forbund under Triathlon Europe eller World Triathlon kan deltage, under
forudsætning af, at de har et aktivt medlemskab.
Er dette ikke tilfældet kan der tilkøbes et Enkelt Persons Medlemskab (Single Persons
Membership) at Triathlon Danmark.

Stævner kan afvikles i samarbejde med et specialforbund under DIF, f.eks. Triatlon
Danmark.
Dette samarbejde baserer sig på et aftalegrundlag (se Vejledning for samarbejde), en
kontrakt og de regler, som er gældende for idrætten.
Indenfor triatlon i Danmark afvikles stævner, som Sikkerheds Certificerede Medlemsstævner.
Dette betyder at stævnet efter indgåelse af aftale om at det bliver et medlemsstævne, får
tildelt en Teknisk Delegeret (TD), som følger stævnegruppens arbejde fem mod stævne-
dagen.
Rammer for dette samarbejde er Triatlon Danmarks konkurrenceregler, retningslinjerne
udstukket i arrangørmanualen og de lokale myndigheders tilladelser.
(se pkt. 104 E/F/G & 110 & 111)

At stævnet er et medlemsstævne betyder derudover, at alle deltagere skal være medlemmer
på stævnedagen. Medlemmer af triatlonklubber under Triatlon Danmark, eller medlemmer
af Nationale Forbund under Triathlon Europe eller World Triathlon kan deltage, under
forudsætning af, at de har et aktivt medlemskab.
Er dette ikke tilfældet kan der tilkøbes et Enkelt Persons Medlemskab (Single Persons
Membership) at Triathlon Danmark.

Stævner kan afvikles i samarbejde med et specialforbund under DIF, f.eks. Triatlon
Danmark.
Dette samarbejde baserer sig på et aftalegrundlag (se Vejledning for samarbejde), en
kontrakt og de regler, som er gældende for idrætten.
Indenfor triatlon i Danmark afvikles stævner, som Sikkerheds Certificerede Medlemsstævner.
Dette betyder at stævnet efter indgåelse af aftale om at det bliver et medlemsstævne, får
tildelt en Teknisk Delegeret (TD), som følger stævnegruppens arbejde fem mod stævne-
dagen.
Rammer for dette samarbejde er Triatlon Danmarks konkurrenceregler, retningslinjerne
udstukket i arrangørmanualen og de lokale myndigheders tilladelser.
(se pkt. 104 E/F/G & 110 & 111)

At stævnet er et medlemsstævne betyder derudover, at alle deltagere skal være medlemmer
på stævnedagen. Medlemmer af triatlonklubber under Triatlon Danmark, eller medlemmer
af Nationale Forbund under Triathlon Europe eller World Triathlon kan deltage, under
forudsætning af, at de har et aktivt medlemskab.
Er dette ikke tilfældet kan der tilkøbes et Enkelt Persons Medlemskab (Single Persons
Membership) at Triathlon Danmark.

Se Triatlon Danmarks sikkerhedsprotokol med tilhørende vejledning og download sikkerhedsprotokol (Word) HER

Bemærk, denne udfases i løbet af 2023.

Satser for EMP  gældende pr. 1. juli 2024.

De bedste medlemsstævner, som afvikler et årligt stævne, laver aftaler med forbundet om
efterfølgende års stævne 1-2 måneder efter at årets stævne er afviklet.
På basis af evalueringen af årets stævne, går Teknisk Delegeret og stævnegruppen i dialog
om potentielle forbedringer af deres stævne.
Ideelt set påbegyndes processen 8-9 måneder før stævnet afvikles og senest 6 måneder før.
Teknisk Delegeret vil kunne præcisere ønsker til detaljerne i processen, men alle ruter og
andre primære sikkerheds elementer bør (i al væsentlighed) være klar 2 måneder før
stævnet og tilladelser bør være klar 1 måned før (se 104-E/F/G).

Parallelt med samarbejde med forbundets TD, bør stævnegruppen også løbende evalueres,
er der faktisk de kompetencer til rådighed, som stævnet har brug for(?) og er de frivillige
også villige til at lægge de timer i arbejdet, som kræves forud for stævnet og på
stævnedagen? (se 104 I ).
Stævnleder og sikkerhedsansvarlig, samt ruteansvarlige og skiftezoneansvarlige bør være
med fra start af processen og de andre frivillige kan løbende in-sources.
Flagposter, og de andre frivillige, som skal bruges på dagen, bør der være styr på 4 uger før
stævnet, hvor alle er på Postplanen(se 107).
NB: Trafikofficials og MC Marshalls bør der være lavet aftale med 4-8 måneder før
stævnedagen – aftaler og dialog med disse nøglefrivillige bør ikke undervurderes.
(se 107 & 120 G-> I)

Dokumentstyring kunne for det enkelte stævne styres efter nummereringen i denne
arrangørmanual, men det er op til den enkelte arrangørgruppe at finde netop den løsning,
som passer til den.
Anbefalingen er dog at dokumenter gemmes på en fælles platform, SharePoint, Dropbox
eller lignende.
Dokumenterne dateres efter sidste ændringsdato.
I dialogen med Teknisk Delegeret aftales hvorledes dokumenterne sendes frem og tilbage og
hvorledes der kvitteres for dette, samt hvorledes Teknisk Delegeret giver feedback.
Benyttes fildeling, kunne der oprettes en udgående og en indgående ”mappe”, som basis for
dialog med hele stævnegruppen, da den enkelte område ansvarlig kan hente og sende
dokumenter. Stævneleder og sikkerhedsansvarlige bør løbende sikre at der ikke er
dokumenter, som ikke er afhentet i mapper.

Søg tilladelse til at afholde stævnet i god tid, gerne 6-8 måneder før og senest 3-4 måneder
før stævnedagen. Bemærk at der kan være op til 9 ugers svartid.
https://politi.dk/selvbetjening

Kontakt politiet telefonisk ( som minimum) første gang stævnet afholdes og hold en god og
sober dialog med politidistriktets tilladelseskontor, således er der løbende en
informationsudveksling imellem stævnet og politiet, som på begge sider sikrer en forståelse
for de opgaver hver især har ansvar for at løse.
NB: I flere kommuner er der en samlet indgang til at søge politi og kommunal tilladelse.
Denne fælles indgang forventes udrullet i hele Danmark senest i 2022/23.

Husk at sende ændringer til politiet, hvis der opstår ændringer i deltagerantal, tidsramme
for afvikling, eller i udformning af ruter mv. Og sørg for telefonisk eller på mail at få
bekræftelse på modtagelse af disse ændringer og følg op mht. accept/godkendelse fra
politiet på disse.
Det er vigtigt at læse politiet tilladelse, således at stævneansvarlig ved hvornår tilladelse
automatisk ophører med at være gyldig – se eksempel ->

Kommuner har ansvar for områdets aktivitet, og støtter oftest stævner, festivaler og
markeder. Men i flere områder er der i løbet af året så meget aktivitet, at kommunen ønsker
at begrænse aktiviteter i lokalområdet.
Det er derfor vigtigt at have en løbende og åben dialog med kommunale myndigheder og at
huske at søge om tilladelser til afholdelse af stævner i rigtigt god tid, typisk 6-8 måneder før
stævnedag.
NB: Kommunale tilladelser er ofte betinget af polititilladelser, så søg begge steder samtidigt.

Husk at sende ændringer til kommunen, hvis der opstår ændringer i deltagerantal, tids-
ramme for afvikling, eller i udformning af ruter mv. Og sørg for telefonisk eller på mail at
få bekræftelse på modtagelse af disse ændringer og følg op mht. accept/godkendelse fra
kommunen på disse.

Lokalt kan der være brug for at krydse arealer, som er ejet af (eller bestyres af) private, fonde
eller styrelser. Eksempler kan være; dele af Islands Brygge, skovarealer, pladser i byer hvor
cafeer har ret til udskænkning, arealer ved privat ejede haller.
Stævnearrangører bør i forbindelse med ruteplanlægning og planlægning af hvor
stævnecentrum skal placeres være opmærksom på dette, samt gældende regler for brug
(begrænsning på brug af højtalere eller steder hvor lokale har ret til at køre ind og ud fra boliger i et
lokalt defineret tidsrum)

AMK-Vagtcentralen er en regional funktion som sikrer koordinering af redningsarbejdet.
Reglerne for indberetning til AMK er forskellig fra Region til region, så kontakt dem per mail
eller telefon og få præcis info i relation til dit stævne.

Stævneorganisationer skal alle have en mindre gruppe af ansvarlige i centrum.
Minimum er en opdeling i Stævneansvarlig og Sikkerhedsansvarlig, men er stævnet af bare
moderat størrelse, bør der ( for triatlons vedkommende) være selvstændigt ansvarlige for
skiftezone, svømning, cykelrute og løberute og er vi på stævner med mere end få hundrede
deltagere, så bør der også være ansvarlig for frivillige, logistik, målgang/resultater og andre
funktioner.
Organisationen skal kunne løfte afviklingen og garantere sikkerheden også selv om den
stævneansvarlige bliver syg dagen før stævnet eller at der i processen er en eller flere
områdeansvarlige, som stopper pga. jobskifte, skilsmisse eller sygdom, eller fordi
vedkommende ikke længere kan se sig selv løse den tildelte opgave.

Stævneleder bør i princippet ikke have opgaver på selve stævne dagen og er dermed ”fri”
under stævneafviklingen.

Den sikkerhedsansvarlige har ansvaret for at alle områdeansvarlige har forstået deres opgaver
og at de på stævnedagen melder indtil aftalt tid, at deres område er klar til at atleterne sikkert
kan konkurrere. Derefter meld stævneansvarlige dette til stævneleder og Teknisk Delegeret
evt. via KSN eller VCC (se 104 J)

Til store eller meget store stævner, bør der være en Kommandostation / KSN – på mindre stævner bør ”funktionen” KSN være der, hvorledes dette løses aftales med Teknisk Delegeret.

KSN – er egentligt et udtryk for et samlingssted for udvalgte personer, til at koordinere forløb og hændelser, samt udveksle erfaringer og indtryk før, under, og i nogle tilfælde efter et stævne.

Se mere i download.