100 Dokumentstyring

100 dokumentstyring

Hvorfor begynde arbejdet med en arrangørmanual med noget så kedeligt som dokumentstyring?

Struktur og det at alle de, som arbejder med planlægning og afvikling af et stævne, tydeligt kan finde info, og tydeligt kan se sidste version af en plan, er essentielt for, at der ikke skal bruges unødig tid på fejl, forkerte bestillinger, forkerte anvisninger af frivillige eller andre uhensigtsmæssige tiltag.

Samtidigt sikrer en god dokumentstyring, at der er dokumentation for, hvad der er sket i processen, således at skulle en mangeårig stævneleder stoppe – så er det muligt for andre at tage over med minimal indsats.

Har stævnet ikke styr på informationer, så skal der findes nye kontaktoplysninger på leverandører og samarbejdspartnere, og der skal tegnes nye kort og laves helt ny Athletes Guide, alt sammen unødvendigt, hvis dette ligger klar til kopiering frem mod det nye stævneår.

Når der er styr på al info, så kan stævnets styregruppe meget nemmere implementere nye ideer eller forbedringer på stævnet, implementere ny lovgivning eller nye anvisninger fra politi, kommune eller andre samarbejdspartnere.

HELD OG LYKKE MED JERES STÆVNE!